如何製服「綠X表」？掌握這15個技巧讓你寫作業趕Due效率提升百倍

“學好微軟三件套，天天工作呱呱叫”，現在的職場，不管你在哪搬磚，微軟辦公三巨頭你總有一個要天天打交道，這其中，Excel 占了很大的分量。但對於初入職場的小白來說，多數人此前可能根本就沒打開過這個“綠 X 表”。不用擔心，主頁君今天為你精選了幾條 Excel 中常用的小竅門，來一起學學吧~

文｜北大小笨

From LinkedIn

微信號：LinkedIn-China

LinkedIn領英是全球知名的職業社交網站，每個《財富》500強公司均有高管加入。

說Excel是職場的必修課，未免太過誇張，但它的重要性毋庸置疑。

做人力，你得計算得了五險一金，寫得出招聘或培訓分析報告； 做財務，不會Excel函數基本寸步難行；

做銷售，你得學會製作客戶聯係表，記錄購買行為，做好跟蹤；

做行政，你要學會做好會議安排及簽到； 還有運營、倉管、文員…… 常言道，Excel用得好，天天工作沒煩惱。

今天就從數據輸入、處理到輸出等環節，給大家“傳授”一些Excel好用的招式，幫助大家提升技能，告別加班。

一個感覺舒適的工作環境會讓你心情舒暢，工作效率倍增，同樣，一個符合你工作習慣需要的Excel工作環境，也會極大方便你的工作。 通過一些Excel偏好設置，Excel也可以freestyle。

招式一：我的字體我說了算

在通常情況下，Excel表格打開時默認的字體並不是我們喜歡的，這時我們就可以根據自己的偏好靈活設置了，比如設置成微軟雅黑，設置成11號字體。設置完畢後，再打開Excel，就會自動變成我們設置的字體方案。

操作步驟：【文件】-【選項】-【常規】-【新建工作簿】，設置字體、字號等。

我的字體我說了算

招式二：活動單元格移動方向隨心所欲

默認狀態下，按一下Enter鍵，當前活動單元格就會向下移動。然而工作中，我們往往需要一行一行的輸入數據，操作過程就會顯得比較笨拙。 能不能按一下Enter鍵，當前活動單元格就往右邊移動呢？答案當然是可以！

操作步驟：【文件】-【選項】-【高級】，將按Enter鍵後移動方向設置為向右。

活動單元格方向我說了算

招式三：文件保存格式、保存時間順我心意！

雖然Excel版本已經更新到了2016，但通常情況下工作中最常交流使用的版本還是97-03版。 我們在使用高版本Excel，享受更多技巧和便利的同時，能不能自動將文件保存格式保存為97-03的版本呢？ 同樣地，默認狀態下Excel的自動保存時間為10分鍾，突遇斷電或死機，這期間的工作很容易丟失，如果設置時間間隔為1分鍾，是不是就能有效地規避掉在這個問題呢？

操作步驟：【文件】-【選項】-【保存】，設置文件保存格式及自動保存間隔時間。

文件保存格式、保存時間隨我心意

除了上述這些設置之外，你也可以設置單元格填充顏色、邊框線默認顏色。

同時，也可以布置你需要的菜單欄、快速訪問工具欄按鈕、自定義功能區等，讓你的Excel成為你想要的樣子。

在Excel表格操作中，經常需要快速定位查看數據。

有時我們就會看到，為了定位最後一行的數據，有的人就會在那一直往下拖拖拖，表格數據一多，要拖好久才能完成。如何快速定位到表格的天涯海角呢？ 【CTRL】+【Home】當前單元格區域的第一個單元格 【CTRL】+【End】當前單元格區域的最末單元格 【CTRL】+【↑】、【↓】、【←】、【→】分別定位到當前單元格區域的最上、最下、最左、最右單元格

如果連續操作兩次【CTRL】+【↓】，我們就能來到Excel的盡頭，最多行數會發現為65536行，這處“天涯海角”的風景，估計很多人一輩子都不曾知道吧。長見識了，有沒有！

快速定位到表格的“天涯海角”

如果要把兩行的數據換個位置，你會怎麼做？

除了好多不會做的人，還有些人會個笨辦法：先把一行數據剪切出來，然後剪切複製另一行數據，之後再把最先剪切出來的數據粘貼過去。 太沒有效率了！

操作步驟：選中一行或多行數據，按住【SHIFT】鍵，把鼠標放置到選中數據行的邊緣位置，待鼠標指針變化後，拖動到需要的位置，然後鬆開【SHIFT】鍵。列位置的移動操作方式同理。

便捷的交叉換位行或列位置

在工作中，我們經常會發現，當我們對Excel中的日期數據進行處理時往往會出錯。

原因卻很簡單，其他人都是根據自己的習慣隨便的輸入日期，比如2017.07.11,2017-07-11,20170711等，日期不規範就給數據處理帶來了一堆麻煩。

日期可以有兩種符號連接，一種是“-”（英文狀態下），如2017-7-11；一種是“/”（英文狀態下），如2017/7/11。這都是規範的日期格式。

而對於那些不規範的日期格式，我們是不是可以使用替換功能把連接符號諸如“.”換成“-”或“/”呢？

操作步驟：【CTRL】+【H】調出替換兌換框，在英文狀態下，將“.”或者其他符號統一替換成“-”或“/”。

巧用替換快速規範日期格式

有時，我們為了美化表格，經常會使用大量的合並單元格，如合並相同的部門，相同的職務。但合並單元格的存在對數據處理來說卻是致命的。

如何巧妙地解決合並單元格的問題，讓數據表格規範呢？

操作步驟：取消合並單元格後，按住【CTRL】+【G】或F5，調出【定位】對話框，定位標準為空單元格。

不需要選擇，直接輸入“=B2”(B2為輸入公式所在單元格同列上方的單元格地址)，輸入完成後，直接按住【CTRL】+【Enter】，批量操作完成。

巧妙解決合並單元格問題

注意：B2為操作示意圖案例中選取的單元格，實際操作中要根據處理需要進行選取。

單元格是Excel操作中的最基本單元，因此對單元格格式進行設置就成為一項必備可少的工作。

單元格中不止可以設置數據類型、字體、字號、對齊方式等基本操作，我們還可以自定義自己需要的單元格格式，實現數據的快速輸入。

要定義自己需要的單元格格式，我們就得熟悉定義時需要的各種符號。這種符號有很多，先給大家展示一下：

自定義單元格格式代碼

工作中我們無需使用這麼多，但有幾個還是要記住的，比如：

#是數字占位符，一個#代表一個數字占位；

@是文本占位符，代表任意文本；

“”(英文狀態下雙引號)可以表示特定內容；

0可以進行強製數字占位；

！可以強製顯示某個符號等。

是不是有點暈？沒關係，下麵的案例可以幫助大家更好的理解記憶。

招式一：手機號碼分段顯示

操作步驟：右鍵單擊選擇【設置單元格格式】或【CTRL】+【1】調出對話框，在【自定義】設置中，輸入代碼為000-0000-0000，手機號碼11位即可以分段顯示。

手機號碼分段顯示

招式二：按照萬元進行統計

操作步驟：與上述步驟一樣，輸入代碼為0!.0000“萬元”（雙引號為英文狀態下），設置完成後數據按照萬元進行顯示。

按照萬元進行統計

像金額、數量、考核指標等數字，我們往往要進行數據比對。

通常為了快速比對，我們一般會采取函數的方法，通過兩數相減，結果為0則比對一致，否則不一致。有沒有更加快速的方法呢？

操作步驟：選中要比對的數據，按住【CTRL】+【\】後，可以對選出的數據進行顏色填充顯示，顯示的數據即為核對不一致的數據，是不是超級快速。（驕傲臉

一秒搞定數據核對

數據輸入時，我們經常需要限製數據重複輸入，比如工會發新春大禮包，上報上來的名單出現重複數據就不好了。

如何進行重複輸入限製呢，教給大家兩招。

招式一：數據有效性

操作步驟：選中填表區域-【數據】-【數據有效性】-【自定義】，然後利用Countif函數進行限製，比如=Countif($C$2:$C$8,C2)=1,當重複輸入的時候，Countif函數設定的條件則不成立，就會禁止輸入。

輕鬆限製重複輸入-數據有效性

招式二：條件格式

操作步驟：選中填表區域-【開始】-【條件格式】-【突出顯示單元格規則】-【重複值】，可以對重複值進行格式設置。當重複輸入時，數據就會很明顯的顯示出來。

輕鬆限製重複輸入-條件格式

為了更快捷地進行數據處理和分析，我們可以通過【套用表格樣式】讓我們的表格變身“超級表”。

操作步驟：【CTRL】+【A】全選表格後，點擊【套用表格樣式】，點擊確定即可。同樣你可以根據自己的偏好自定義表格樣式。

超級表-套用表格樣式，快速構建

為什麼要讓每一張表都變身超級表呢？因為超級表有很明顯的三大優勢：

優勢1：標簽行永遠顯示，查看數據非常方便

超大表格時，我們看到後麵的數據往往就會忘記這些數字代表了什麼意義，隻能再翻到前麵去查看或者進行凍結窗格操作。超級表就完全不存在這樣的問題了，標簽行永遠都會顯示出來。

超級表優勢1：標簽行永遠顯示

優勢2：數據區域自動擴展、格式自動套用

變身超級表後，當我們輸入新的數據時，設定的數據區域就會自動擴展，格式也相應自動進行套用。 這樣，我們之前用以數據處理設置的公式或創建的數據透視表，就會識別新加的數據，參與計算中。

超級表優勢2：數據區域自動擴展、格式自動套用

優勢3：數據計算一鍵搞定

超級表中嵌入了非常強大的計算功能，選中超級表後，在【設計】選項卡中勾選【彙總行】，就可以對數據進行計算，包括求和、計數、平均值、方差等多種計算方式，非常方便。

超級表優勢3：數據計算一鍵搞定

根據日期進行銷量、金額等統計非常常見，那如何能在日期的基礎上進行月度、季度、年度來統計呢？

好多人可能會想到使用日期函數進行分類然後進行分類彙總。這個方法無疑耗時耗力，其實可以通過【數據透視-創建組】的方式來解決。

操作步驟：選中數據表任一單元格，插入數據透視表，創建行標簽為日期的統計結果。選中數據透視表中任一日期，單擊鼠標右鍵選擇創建組，按住【Shift】,選中年、季、月，完成。

不用計算也能按照年、季度、月度統計

在統計時，每個數據經常需要好幾種統計口徑，如最大最小值、平均值、求和、計算、百分比等，如何一次性統計完成，不用分別設置公式？

操作步驟：選中數據表任一單元格，插入數據透視表，需要幾種統計口徑，就在數據透視表中【值】中拖入幾次彙總項。

在數據透視表選中彙總項，單擊鼠標右鍵，通過【值字段設置】或者【值彙總方式】或者【值顯示方式】來完成多種口徑的統計。

多樣統計一次搞定

數據演示時，領導們經常會提出各種不同的看數據的角度或指標，臨時篩選就會手忙腳亂，還容易出錯。如何快速回應這種需求？我們可以通過數據透視下的切片器來解決。

操作步驟：選中數據表任一單元格，插入數據透視表。選中數據透視表任一數據，選擇【選項】下的插入切片器，我們可以根據需要插入多個切片器，組合不同切片器下的菜單項。

可視篩選

對於HR來說，每月都要對公司的考勤狀況進行統計，通常情況下考勤表結構的設計及數據標簽的設定都完全一致，這時，我們就可以結合Sum函數進行跨表求和了。

操作步驟：選定第一張表，按住【Shift】，選定最後一張表，選中要統計的單元格，公式為=SUM('1:12'!B6)

多表合並之跨表求和

對於不同部門在整年度的培訓費用統計時，我們可以使用合並計算功能。在使用合並時，我們要求不同數據表的基本結構要一致。

操作步驟一：添加合並計算區域

在顯示整年度統計結果的表格中選中任一單元格（通常為表中的A1單元格），然後點擊【數據】-【合並計算】，在合並計算對話框中，設置彙總方式（一般為求和），然後分別選中各個要計算的表格中的數據，進行添加。

合並計算1-添加數據區域

操作步驟二：設置標簽位置，呈現統計結果

添加完計算區域後，根據添加的計算區域表格特點，設置標簽位置，如勾選首行，勾選最左側，設置完成後，點擊確定，完成彙總。

合並計算2-設置標簽位置，呈現統計結果

各地分公司將全年12月份各類產品銷售數據彙總，你該如何完整合？學會多重數據透視就好啦。

步驟1：添加數據源

選擇任一工作表的任一單元格，先按下快捷鍵： 【ALT】+【D】，再連續按兩下【P】鍵，彈出【數據透視表和數據透視圖】向導，選擇【多重合並計算數據區域】和【數據透視表】選項。點擊【下一步】，選擇【創建單頁字段】，逐一添加各分公司銷售數據。

多表合並1-添加數據源

要注意工作表的排序與添加後的順序可能不一致，一定以添加數據後形成的順序為準（一般按照拚音排序）

步驟2：數據透視表構建

點擊【下一步】，在【新工作表】中構建完成數據透視表

多表合並2-數據透視表構建

步驟3:修改字段名稱

根據原始數據，對數據透視表中的字段名稱進行修改，比如本例中，新的數據透視表共有四個字段，分別為頁1（不同分公司），列（產品類型）、行（月份）、值（求和），修改完名稱後，我們可以根據統計需要對數據透視表進行重新布局，重新進行數據計算。

多表合並3-修改字段名稱

多表合並3-添加城市標簽

注意：將字段拖入頁所在位置，可以快速修改名稱

同時，本例中數據透視表中城市順序為北京、上海、天津、重慶，與sheet表裏的順序有區別，注意這點。