不輸iOS的「捷徑」！微軟這個自動化神器，讓你工作更少完成更多

Outlook 郵箱收到帶有附件的郵件，如果你希望將附件保存到 OneDrive 空間裏，方便下次查找使用，常規操作步驟會是將附件保存到本地電腦，再使用 OneDrive 應用上傳文件文檔。

碰到幾次保存需求時，這幾個操作步驟可能並不會難倒你，但如果是每次都需要將附件保存到 OneDrive，或者更進一步的是，將某個發件人發來的附件保存到雲空間裏。這一係列的操作一定會消耗不少時間，並且很容易出現遺漏保存的狀況。

這時候使用自動化工具的話，可以把多個服務和操作打包起來，以正確的順序觸發條件、後台工作，達到一鍵實現的目的，有助於減少跨服務的操作步驟、提升生產力效率。

大家熟知的工具有iOS 端快捷指令（原 Workflow）、Android 端Tasker、全平台有IFTTT，而作為消費者和企業市場巨頭之一的微軟，同樣開發了良好的自動化工具，比如大家最早接觸的批處理。

在 2016 年微軟推出了一款自動化處理應用 Microsoft Flow，提供了網頁版 、iOS、Android 移動端應用，支持連接超過 300 多項常見服務。

與 IFTTT 這類工具相比，Microsoft Flow 在整合微軟自家各類應用服務上更具有優勢，比如實現將 Outlook 電子郵件附件保存到 OneDrive、每周將 SharePoint 列表項複製到 OneDrive 中創建的 CSV 文件等等。Microsoft Flow 還提供了獨特的手動啟動工作流模式。

這篇分享文主要介紹 Microsoft Flow 兩種工作流模式：後台自動運行和手動啟動，以及一些對應的實例，大家通過這款自動化處理應用，一定會在日常的工作流過程中找到更多樂趣和實用性。

懶人目錄 Microsoft Flow 簡介Microsoft Flow 工作流模式Microsoft Flow 管理Microsoft Flow 實例推薦

Microsoft Flow 簡介

在正式介紹 Microsoft Flow 工作模式前，我們首先了解它的工作界麵，熟悉總體功能布局位置，有助於後麵內容的快速上手和自定義設置不同功能的工作流。

Microsoft Flow 支持 Android和iOS兩大移動平台，同樣也提供了Web 端。我們使用微軟賬號登錄 Flow 服務後，在不同平台上都會同步已設置好的工作流。

Microsoft Flow 作用

作為大家最關心的部分，Microsoft Flow 的作用與前麵提及的捷徑、Tasker、IFTTT 類似，可實現自動執行應用程序和服務之間的工作流、同步文件、獲取通知、收藏數據，比如：

將 Office 365 電子郵件附件保存到 OneDrive for Business。10 分鍾後向我自己發送提醒。每當在 Office 365 日曆中添加、更新或刪除事件時，它將自動複製到 Google 日曆。

Microsoft Flow 重要概念

我們最常接觸到 Microsoft Flow 兩種工作流模式，分別是後台自動運行和手動啟動，無論是哪種工作流，都會涉及到兩個主要組成部分：觸發器和操作步驟。

觸發器可被視為工作流模式的起始操作，操作步驟則屬於對觸發器想要執行的操作。以從 Office 365 日曆同步到 Google 日曆這個工作流為例子（查看模板），Office 365 Outlook 日曆就是這個工作流的觸發器，添加、更新或刪除日曆事件的操作以及將這一操作數據同步到 Google 日曆這些環節視為操作步驟。

Microsoft Flow 價格

Microsoft Flow 提供了免費和付費兩種類型的服務，其中獨立計劃購買形式的付費類型還沒上線，用戶可以使用免費類型的服務。不過 Flow 支持的部分服務本身需要使用組織帳戶或者 Office 365 訂閱帳戶。下麵我使用 Office 365 帳戶登錄 Microsoft Flow 服務，主要介紹它的兩種工作流模式。

Microsoft Flow 工作流模式

用戶通過 Web 端或者移動端的 Microsoft Flow 均可創建工作流，微軟提供了豐富的工作流 模板，讓用戶對應各自需求直接套用不同使用環境，或者自己動手從 0 開始創建一個工作流。從實現流程來分類的話，Microsoft Flow 提供了兩種工作流模式：後台自動運行和手動啟動。

後台自動運行模式

後台自動運行是 Microsoft Flow 應用最普遍的模式，將不同服務連接起來，基於事件後者周期性的流程自動化處理，相當於一次設置，即可保證不同服務間數據的自動連接運行。

以當把 Instapaper 條目標記為喜歡時，自動發送一條 Twitter 為例子，為了更入門地了解 Microsoft Flow 從創建、設置、管理三個重要環節，我們選擇從 0 開始工作流實例。

打開 Microsoft Flow 主頁，登錄帳號後選擇「我的流」欄目中新建按鈕，彈出「從空白創建」和「從模板創建」兩個選項，在這裏直接選擇從空白創建。

首先創建一個觸發器，直接選擇給出的 Outlook 服務，或者在搜索框輸入 Instapaper，將自動彈出 Instapaper 相關的觸發器，選擇「When a boomark is liked」，這一步就完成創建觸發器。

接著，我們需要設置操作步驟，選擇「新步驟」後進入選擇操作環節，在搜索框輸入「twitter」，選中 「發布推文」。我們可以在推文文本框中設置希望發布哪些內容，這裏我選擇了 Title，意思是僅發表喜歡條目的標題。

最後保存以上的內容完成創建一個工作流實例，實現的效果就是當我們標記喜歡某條 Instapaper 稍後讀文章時，自動在自己的 Twitter 帳號發表一條包含文章標題的推文。

不同的觸發器和連接操作步驟會提供不同的自定義項，我們根據自己的自定義需求，按照提示即可完成創建個性化的工作流。

手動啟動模式

手動啟動模式允許用戶自定義一個工作流，然後由用戶自己想什麼時候運行時，再手動啟動去運行設置好的關聯服務，Microsoft Flow 提供了一個名為「按鈕」的功能，就是為了實現用戶手動啟動模式。

除了可以使用 Flow Web 端頁麵創建手動啟動工作流外，這時候使用移動端應用能夠更好的使用體驗，也能夠體現由用戶自己決定什麼使用運行按鈕功能。

使用 Microsoft Flow 移動端同樣可以完成創建工作流，打開移動應用，切換按鈕的專用標簽頁，選擇「創建按鈕」，直接套用微軟給出的模板，在這裏以將照片上傳到 OneDrive for Business 為例子，設置文件夾保存路徑即可完成設置。

下一步隻需要點擊創建好的按鈕，從照片庫選擇上傳的照片，等待上傳就可以在 OneDrive for Business 看到保存的圖片。

Microsoft Flow 管理

前麵部分介紹了 Microsoft Flow 兩種工作流，初步認識了從創建到實現效果的過程，那麼剩下的就是如何管理工作流。

Microsoft Flow 為每一個工作流實例提供了類似控製台的管理後台，最常見的運行曆史記錄、關聯服務是否正常以及共享用戶名單（涉及團隊管理）。

打開某個流的分析頁麵，可以按照日期查看流的運行曆史，分為正常運行和錯誤統計。當我們創建的工作流出現錯誤時，可以優先使用「流檢查器」。打開流的編輯頁麵，右上角提供了流檢查器功能，按照錯誤和警告兩種類型檢查創建工作流是否存在問題。

Microsoft Flow 實例推薦

Microsoft Flow 官網提供了大量流模板，用戶無需完全掌握不同參數的設置即可輕鬆完成創建工作流，不再為繁瑣的操作步驟所怯步，下麵是幾個值得嚐試的實例模板，在官方模板 頁麵可以找到更多心水實例。

將 Outlook.com 電子郵件附件保存到 OneDrive

我們使用 官方模板實現的效果就是當 Outllook 郵箱中收到有附件的電郵時，將附件文件保存到 OneDrive 中名字是「Email attachments from Flow」的文件夾。

如果用戶希望僅保存來自特定發送人或郵件主題的電郵附件，Microsoft Flow 提供了豐富的觸發器運行條件，回到第一步創建觸發器環節，在選中收到新電子郵件時，點選高級選項，在收件人、主題篩選器等欄目設置好信息，這個工作流就會當有匹配項時，才會運行觸發器。

針對被標記的 Office 365 電子郵件創建 Todoist 任務

同樣地我們使用 官方模板實現的效果是：每當在 Office 365 Outlook 收件箱中標記電子郵件時，都將在你選擇的 Todoist 項目中創建一個新任務。用戶能夠調整哪些郵件文件夾被標注才觸發這個工作流，自定義選擇郵件哪些內容（郵件標題、正文等）保存到 Todoist 中的哪個項目，是否設置截止日期的任務時間。這個工作流適合以郵箱收到比較重要的待處理的郵件時，轉存到個人的任務管理器中，提醒需要辦理的事項。

其他實例推薦：

當 Google 日曆中有事件開始時，發布到 Slack每周將 SharePoint 列表項複製到 OneDrive 中創建的 CSV 文件將照片從 Instagram 保存到 OneDrive從 Outlook.com 日曆同步到 Google 日曆。

結語

Microsoft Flow 的優勢更多地體現在與微軟產品服務的深度整合，某些工作流需要配合企業服務類產品（比如 Azure、SharePoint、PowerBI）才能幫助用戶在業務係統中，減少操作流程，加快數據的傳輸和自動化。對於普通用戶而言，或許在日曆、空間存儲、電郵這幾個比較傳統的應用場景中，Microsoft Flow 依然展現了不錯的易用性。

Microsoft Flow 支持 Android 和 iOS 兩大移動平台，同樣也提供了 Web 端。iOS 版本大小為 80M，需要 iOS 9 或更高版本，與 iPhone、iPad、iPod touch 兼容。Android 版大小 15M，適用於 Android 5.0 及更高版本。