微軟高管談微軟遠程辦公思考與實踐，值得每個企業看看

作者 | Aholiab

新型冠狀病毒肺炎在庚子鼠年伊始就牽動著無數國人的心，為阻肺炎傳播，各地政府建議市民盡量減少外出，避免感染。各大公司也紛紛響應，號召員工在家遠程辦公。

一方麵，擠慣了早晚高峰的上班族突然解放可謂是「狀況百出」，說好的遠程辦公變成了「大型雲辦公車禍現場」；另一方麵，各大公司麵對突如其來的遠程辦公場景也是抓耳撓腮，如何保證團隊在遠程協作中的效率和質量？給各大決策者和HR出了難題。

微軟是較早實行遠程辦公的企業之一，作為跨國公司，微軟的員工不僅上下班不打卡，而且還需要與全球各地的同事進行協同。不僅如此，微軟在產品體係中，也是較早考慮遠程辦公場景的公司之一。早在2000年，微軟就推出了SharePoint Team Service作為遠程協作工具。當時它包含在Office System產品套件中，後來逐漸演變成了SharePoint Server，為企業團隊提供協作能力。隨後又逐漸推出Microsoft Office Communication Server、Lync Server、Skype for Business、Microsoft Teams等產品，為企業提供遠程辦公服務。

不久前，CSDN采訪了base在上海的微軟大中華區現代化辦公產品部總經理鄭弘亦（Lily Zheng，以下簡稱「Lily」）。Lily擁有10年以上的遠程辦公經驗，是微軟中國最早開始遠程辦公的高管之一，她在微軟工作了整整20年，其中10年都是遠程辦公的狀態。

關於遠程辦公，Lily給出了很多真知灼見，包含了她遠程辦公十年來的思考，並且對於企業常見的問題基於了回答。

微軟大中華區現代化辦公產品部總經理鄭弘亦（Lily Zheng）

「北漂」的上海人

Lily是上海人，加入微軟整整20年。談到以往的經曆Lily說：「早年微軟不支持遠程辦公，自己這個上海人被迫做了多年的「北漂」」。但隨著微軟協同辦公技術和產品的不斷成熟，遠程辦公成為了可能。如今的微軟不僅取消了固定的工位，員工不再需要時時刻刻坐在固定的位置上辦公了。

談到最初遠程辦公的原因，Lily說主要是兩個女兒到了上學的年級。北京的小學是6年製，上海是5年製。兩邊課程無法相融和銜接，所以隻能選一個城市。最終她艱難的選擇了上海。用她的話說「異地戀還會導致隔閡是吧，所以遠程辦公還真不是個小話題。」

現在Lily早已適應了遠程辦公的模式，她不僅要與分布在北京、上海、台灣、香港的核心團隊進行溝通，還要與美國總部和散布在全國各地的合作夥伴和客戶一起緊密溝通。此外，每周她都會保證與每一位下屬的交流時間。她會提前計劃好溝通的時間和內容，用OneNote寫好一頁溝通計劃，接著通過Microsoft Teams實現一對一、團隊電話會議、和線下等各種形式交流。

這樣的模式下，Lily再也不用常駐外地，也不用再頻繁出差，而是可以在上海就做到與團隊的高效溝通，還能安心照顧兩個已經上學的孩子。

遠程辦公利與弊

說起遠程辦公，不免有一些聲音質疑這樣的模式能保證工作質量嗎？員工的主觀能動性如何保證？如何高效協同？等等。但不可否認，遠程辦公還是有很多不可替代的優勢的。在Lily看來，遠程辦公的優勢主要包括以下4個方麵。

1、不受時間限製，也就是員工對於業務流程和需求的及時響應。其實很多企業現在的業務處理方式已經不再僅僅局限在8小時的工作時間，如果遇到緊急、突發事件，及時響應是對業務生命線的一個最大保障，不會貽誤戰機。

2、不受空間限製，非常多的企業很早就在探索BYOD的辦公理念，這也是遠程辦公的基礎模式。企業希望每一位辦公人員，都可以借助自己的設備，例如手機、平板，甚至家庭電腦等每一塊智能的屏幕，都可以安全地接入到企業的辦公平台中處理業務流程。而不是將所有的業務處理都僅僅局限在企業配備的辦公電腦上、局限在辦公區的工位上。打破傳統的辦公空間，不僅僅是讓辦公人員更靈活、更高效地交付成果，而且還可以讓企業看到更廣闊的業務拓展空間。

3、節省成本，這裏所說的成本不是單一成本，而是遠程辦公為企業帶來的整體影響。不管是大企業還是中小微企業，成本控製都是業務運營過程中的重要考慮因素。采用遠程辦公的模式，你會發現像通勤成本、辦公場地租賃成本、辦公保障成本，甚至時間成本等等都會明顯下降，這也是遠程辦公為企業帶來的直觀影響。我們拿微軟來舉一個例子，微軟和很多企業一樣，鼓勵員工遠程辦公，所以你可以看到我們是不固定員工工位的，而且辦公工位比員工的實際數量要小很多。業務目標沒有變化，工作量不會減少，剩下的其實就是企業所節省的成本。

4、知識沉澱，這是一個非常隱性的遠程辦公優勢，往往會被忽略，但隨著遠程辦公的時間累積，你就會發現越來越多的知識潛移默化地沉澱在企業、團隊和業務流程中，這對企業而言是非常寶貴的資源。在任何企業運營的持續推進過程中，不管是成功的經驗，還是失敗的教訓，都應該能夠做到知識沉澱和知識傳承，而遠程辦公則讓這一期望變成了現實。特別簡單的一個例子，遠程辦公一定需要團隊成員之間的彼此分享，由此就創建了團隊虛擬的辦公空間用於管理和分享知識，所有這些虛擬的辦公空間連接起來，就形成了企業龐大的知識庫，企業的知識就是這樣逐步積累下來的。

但不可否認，遠程辦公也存在一些挑戰，首先就體現在「遠程辦公」四個字上。「遠」，你所選擇的遠程辦公模式是否能夠覆蓋所有涉及的辦公人員和相關業務，這是非常關鍵的。一層樓的跨部門辦公、不同的辦公區、不同的辦公城市，甚至不同的辦公國家，這是一個距離的覆蓋。如果你不能覆蓋到所有的業務區域，遠程辦公就變成紙上談兵了。

「程」，是指任何位置連接企業業務的通路。我們談遠程辦公，必然思考這個通路有嗎。這個通路是否真的可以保障辦公人員隨時、隨地、借助自己的設備接入到企業的業務流程。任何一個環節通路的中斷，勢必為遠程辦公模式帶來致命的尷尬。

「辦公」，所有不同地域的辦公人員通過通路連接進來了，那麼推動業務運轉的工具是什麼？遠程辦公平台工具的選擇，決定了遠程辦公模式的成敗。

第二個挑戰，是企業和員工對於遠程辦公模式的接受度。遠程辦公的優勢明顯，但也有企業擔心遠程模式會不會帶來其他的不利影響，其實這屬於企業文化的範疇。我們知道，並不是所有的企業或崗位適合遠程辦公，例如生產線的車間，你讓工人遠離機床實現遠程操控，目前還不是非常現實。

第三個挑戰是企業信息安全。在傳統辦公模式下，企業的所有應用、信息和數據都保存在企業傳統、封閉的IT基礎環境中；而遠程辦公模式的出現，勢必會帶來企業信息的存儲位置發生變化、企業信息安全的邊界也隨之擴展。這是非常多的企業所擔心的，沒有人希望企業的業務信息和數據在遠程的路上“裸奔”。

針對這些問題，微軟也提供了相關的工具和服務。例如Microsoft 365，它的數據中心幾乎覆蓋了全球所有重要國家，可以解決地域「遠」的問題。而它的數據防泄漏、機密信息加密、釣魚郵件惡意攻擊檢測和防護、重要信息保留等技術則可以保證企業數據的安全。

針對大眾所普遍關心的「遠程辦公工作效率會下降嗎？」的疑問，Lily也通過微軟日本公司的例子進行了解答。從2019年8月開始，微軟日本公司麵向2300名正式員工試行“上四天休三天”的新工作製度。這個消息推出後，很多企業、包括我們（指其他地區的微軟員工）除了羨慕之外，也提出了相同的質疑——這樣的工作製度是否能夠保證效率和交付呢？

但結果卻出乎意料，結果顯示顯示試行新工作製度之後，“勞動生產率”（即雇員人數/月銷售額）與之前相比提高了39.9％。從這個案例不難看出，遠程辦公是一個大趨勢，每一個企業都應該做好準備來接受這種現代化的工作模式。

穩定性、安全性、可管理性，是企業選擇遠程辦公工具的關鍵

在談到對在疫情期間不得不采用遠程辦公的企業的建議時。Lily認為，對於企業而言，在選擇遠程協同辦公產品和解決方案的時候，最關注的是產品的穩定性、安全性、可管理性。

比如遠程協作平台是否會出現卡頓和延時；遠程辦公係統部署之後，是否會被病毒和木馬困擾；多種遠程辦公工具的管理是否高效，如會議、文件存儲、郵件、IM工具等。這些都需要企業評估不同的產品之後做出選擇。

此外，Lily也給出了一些她的個人心得，包括：

1、以結果為導向，目標細化到各個維度，完成情況清晰的實時顯示；

2、尊重他人的溝通習慣，對方是喜歡郵件溝通，還是IM工具溝通，亦或是視頻/語音溝通，尊重才能最高效的與對方溝通；

3、團建活動不可少，Lily會每個月都去北京與核心團隊坐在一起工作一段時間，增進一下感情；此外也會通過開工動員大會、家庭日、團隊至少半年一次的團建活動、每季度一次慶祝和季度業務回顧後的吃飯、唱歌、打牌等活動拉進彼此的距離。

4、引入新工具，保持創造力。

新冠肺炎對國家試一次戰役，而在疫情之下的遠程辦公對於企業來說也是一次戰役。隨著團隊協同工具和平台的發展，遠程辦公在技術上已不存在任何苦難。但如何運用遠程辦公持續激勵員工，完成應有的業務成就，是每個企業需要思考的內容。

但無論如何，遠程辦公的普及隻會離你我越來越近，問題是，你準備好了嗎？

微軟遠程辦公工具史話

微軟的遠程辦公工具曆史是從「生產力工具」開始的，微軟創始人比爾·蓋茨在微軟創世之處的夢想是希望每個人的桌麵上都有一台電腦。這個夢想推動了生產力。

其實在微軟體係中，「生產力工具」也是個很寬泛的說法。今天我們比較熟悉的Windows、Office、Visio、Project，甚至基於業務的Dynamics，對於企業而言都屬於「生產力工具」的範疇，因為這些工具的出現和廣泛使用都極大地推動了生產力的提升。

但大部分用戶提到微軟的生產力工具，往往都會聚焦在Microsoft Office上。第一個Windows版本的Office誕生於1990年11月，到現在已經有近30年的曆史了。如果你看到Office 1.0的界麵，或許還會有一些似曾相識的感覺，你可以想象到這款工具在那個年代對於生產力提升的意義。

而微軟的團隊協作產品，要追溯到2000年的SharePoint Team Service，它當時隻是一個服務包含在Office System產品套件中，源於微軟內部研發團隊自己使用的協作技術。逐漸演變為企業級的SharePoint Server，為企業構建應用門戶，為團隊提供協作能力，為業務提供流程處理能力，並可以聚合企業中的其他應用和數據，在國內有非常多的企業在采用SharePoint技術打造遠程辦公的門戶支撐平台。

SharePoint Team Service早期圖片

在2005年推出了Microsoft Office Communication Server迎合了那個時代的需求，為企業提供移動辦公能力、及時溝通能力、遠程會議能力，而統一溝通的辦公理念，也是在那時率先提出的。然後曆經Lync Server、Skype for Business，通過「智能溝通」的理念為企業提供服務。

隨著雲時代的到來，微軟不僅為企業提供部署私有環境的遠程辦公產品，而且還將新型的辦公模式通過SaaS模式提供給所有企業客戶，像現在已經被企業用戶熟知的Exchange Online、SharePoint Online都已經包含在Microsoft 365雲辦公服務套件中。